FORMULARE STANDARDIZATE: LOGISTICA RIGUROASĂ A RAPORTĂRII

Această secțiune este dedicată eficientizării Logisticii de proiect prin utilizarea Formularelor Standardizate. Aceste documente sunt concepute cu Rigoare pentru a minimiza efortul administrativ al Coordonatorilor și pentru a asigura că datele colectate sunt complete, autentice și gata de Audit.

Utilizarea consecventă a acestor formulare asigură Expertiza în raportare și facilitează Modelarea Impactului de către comitetul de evaluare.

I. LOGISTICA RAPORTĂRII: STANDARDE DE ACCES

Toate formularele sunt disponibile în format descărcabil (Standardul Editabil) pe platforma olimpiadelek.ro și sunt grupate în funcție de etapa de utilizare.

1. Formulare Faza I: Planificare Riguroasă

Denumire Formular (Rigoare)	Scopul de Expertiză	Standard de Completare Esențial
F.S.P. – Propunere Inițială (Modelare)	Documentul de bază pentru Auditul Preliminar. Definește Obiectivele SMART și alinierea la un Domeniu de Expertiză.	IUP (Identificator Unic de Proiect), Standardul de Rigoare a obiectivelor.
F.S.P. – Plan de Cheltuieli ZBB (Logistică Financiară)	Justificarea Riguroasă a fondurilor solicitate, conform principiului Zero-Based Budgeting (ZBB).	Protocolul Justificării Critice: Fiecare articol de cheltuială trebuie să fie însoțit de o justificare care să demonstreze Nevoia Critică.
F.S.P. – Declarație de Autenticitate a Datelor (D.A.)	Asigură Expertiza și etica informațiilor din propunere.	Semnătura și ștampila Directorului unității, confirmând Standardul de Autenticitate.

2. Formulare Faza II: Execuție și Audit Continuu

Denumire Formular (Rigoare)	Scopul de Expertiză	Standard de Completare Esențial
F.S.E. – Raport de Activitate Standardizat (R.A.S.)	Documentarea formală a activităților desfășurate și a rezultatelor imediate.	Protocolul Activității: Data, Locația, Numărul de Participanți, Metricile Cantitative atinse.
F.S.E. – Registru de Prezență Disciplinat	Verificarea Riguroasă a numărului de persoane implicate (metrică V.A. – Volumul de Activitate).	Standardul Colectării: Nume, Prenume, Clasa/Funcția, Semnătură (dovada Expertizei participative).
F.S.E. – Proces Verbal de Audit Intern	Utilizat de Coordonator pentru Audituri de Probă (spot checks) și pentru identificarea Riscului Operațional.	Protocolul Identificării Blocajelor: Detalierea abaterilor de la Standard și a planului de remediere.

3. Formulare Faza III: Finalizare și Audit de Impact

Denumire Formular (Rigoare)	Scopul de Expertiză	Standard de Completare Esențial
F.S.F. – Raport Final al Proiectului (R.F.P.)	Sinteza Expertizei dobândite, a Modelării Impactului și a rezultatelor finale (metrici calitative și cantitative).	Standardul Corelării: Corelarea Riguroasă a rezultatelor cu obiectivele SMART inițiale.
F.S.F. – Protocol de Sustenabilitate și Mentenanță	Detalierea Logisticii de funcționare a proiectului după competiție (Audit de Follow-up).	Expertiza Longevitații: Cine este responsabil de întreținere și care este sursa de finanțare pentru consumabile.
F.S.F. – Lista Achizițiilor Auditabile	Documentarea finală a modului în care fondurile au fost cheltuite.	Rigoarea Documentară: Facturi, chitanțe, contracte (copii scanate), aliniate la Standardul ZBB.

II. DETALII CRITICE ALE FORMULARULUI DE CHELTUIELI ZBB

Planul de Cheltuieli ZBB este cel mai Riguros formular și este supus unui Audit intens.

Protocolul Justificării Critice (P.J.C.)

Fiecare linie de cheltuială trebuie să aibă o justificare încorporată, respectând Standardul ZBB:

Coloană de Rigoare	Standardul de Completare
Articolul de Cheltuială	Descrierea exactă a bunului/serviciului (ex: „Set complet de soluții de prim-ajutor”).
Cost Unitar & Total	Rigoarea financiară. Se recomandă solicitarea a 2-3 oferte.
Nivelul de Prioritate	Standardul ZBB: Marcat ca I (Critic), II (Opțional – Îmbunătățire), sau III (Vizibilitate). Finanțarea va viza prioritatea I.
Justificare Critică (Expertiză)	De ce este vitală această cheltuială? (Ex: „Fără acest set, nu putem desfășura Protocolul Standardizat de Prim-Ajutor și nu putem îndeplini obiectivul de Expertiză vizat.”)
Impactul Sustenabil	Durata de viață estimată a achiziției (Ex: „3-5 ani de utilizare intensivă”).

III. DECLARAȚIA DE AUTENTICITATE: STANDARDUL ETIC

Declarația de Autenticitate (D.A.) este documentul care asigură Rigoarea Etică a întregului proiect.

Standardul de Răspundere: Semnarea D.A. implică recunoașterea Protocolului de Sancțiune în cazul în care Auditul descoperă neconcordanțe (informații false, supraestimarea participanților).
Expertiza Etică: Documentul atestă că toate activitățile au fost desfășurate cu respectarea Standardelor de siguranță, etică și Disciplina necesară, conform Regulamentului Oficial.

Prin Standardizarea acestor formulare, OlimpadeleK simplifică Logistica de raportare pentru participanți, asigurând totodată că datele de Audit sunt suficient de Riguroase pentru a valida Expertiza proiectelor câștigătoare.