Ghid 

GHID DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI: PROTOCOLUL DE EXECUTIE DISCIPLINAT

Acest ghid oferă Expertiză Aplicată în managementul proiectelor școlare, transformând viziunea inițială într-un Impact Măsurabil și Sustenabil. Punem accentul pe Standardizarea etapelor și pe aplicarea Rigoare financiare prin Modelarea Bugetului ZBB.

I. STANDARDIZAREA PROCESULUI: ETAPA 1 – PLANIFICARE RIGUROASĂ

Faza de planificare stabilește Rigoarea Procedurală a întregului proiect. O Standardizare deficitară aici duce la Risc Operațional în execuție.

A. Descompunerea Structurală a Muncii (WBS – Work Breakdown Structure)

  • Protocol: Proiectul se descompune în sarcini (pachete de lucru) clare, alocabile și auditabile.
  • Expertiză Aplicată: Coordonatorul trebuie să definească exact ce înseamnă finalizarea fiecărei sarcini (ex: „Finalizarea nu înseamnă cumpărarea materialelor, ci instalarea și testarea lor conform Standardului de siguranță”).
  • WBS Disciplinat: Fiecare pachet de lucru primește un proprietar (elev sau profesor) și un termen limită Riguros.

B. Matricea de Alocare a Resurselor și Timpului (Gantt Disciplinat)

  • Standard: Toate sarcinile sunt integrate într-un grafic Gantt simplificat, care nu doar afișează termenele, dar identifică și Calea Critică (sarcini fără de care următoarea etapă nu poate începe).
  • Expertiză Aplicată: Se utilizează o metodă de planificare a întâlnirilor numită Time Boxing, alocând blocuri fixe de timp pentru fiecare activitate de management (nu se prelungește ședința peste termenul stabilit).
  • SCT VIZAT: Gândirea Sistemică – înțelegerea dependențelor dintre sarcini și resurse.

II. STANDARDIZAREA PROCESULUI: ETAPA 2 – EXECUTIA JIT (JUST-IN-TIME)

Execuția JIT (Just-in-Time) înseamnă a minimiza risipa de timp și resurse. Activitățile și achizițiile se realizează exact când este nevoie de ele, nu cu mult timp înainte.

A. Protocolul de Acțiune și Audit Continuu

  • Rigoare Procedurală: Echipa lucrează pe baza unor Checklist-uri Standardizate. De exemplu, înainte de a desfășura o activitate, se bifează: Logistica (spațiu alocat?), Resurse (materiale achiziționate ZBB?), Raportarea (camera de luat vederi pregătită pentru documentare?).
  • Expertiză Aplicată: Se organizează Stand-up Meetings zilnice de maxim 5 minute, unde fiecare membru raportează: (1) Ce a făcut ieri; (2) Ce face azi; (3) Ce blocaje (riscuri) are.
  • Audit Continuu: Coordonatorul efectuează un Audit de Probă (spot check) al calității livrabilelor la fiecare 7-14 zile, asigurând corecția imediată a abaterilor de la Standard.

B. Modelarea Logistică (Minimizarea Risipei)

  • Standardul Resurse: Achizițiile și utilizarea materialelor sunt ghidate de principiul Logistică Inversă și Zero Waste. Nu se cumpără în exces, ci doar cantitatea Riguros necesară (JIT).
  • Modelarea Echipei: Liderii de elevi sunt antrenați să aplice Protocolul Liderului Ancora – să preia controlul în situații neprevăzute și să mențină Decizia Conștientă în rândul participanților.
  • SCT VIZAT: Decizia Conștientă și Rigoarea Procedurală – capacitatea de a executa sarcini fără abateri de la Protocolul Standardizat.

III. STANDARDIZAREA PROCESULUI: ETAPA 3 – RAPORTAREA ȘI AUDITUL FINAL

Faza de raportare este momentul în care Expertiza se transformă în Dovada Impactului.

A. Protocolul de Documentare Riguroasă

  • Standardul de Raportare 72H: Toate dovezile (foto, video, liste de prezență, Rapoarte de Audit de Probă) trebuie încărcate pe platformă în maximum 72 de ore de la încheierea activității.
  • Standardul de Dovadă Calitativă: Fotografiile trebuie să fie clare, geolocalizate (dacă este cazul) și să arate Expertiza Aplicată (oamenii făcând, nu doar pozând lângă echipament).
  • Matricea de Impact: Raportul final trebuie să coreleze Riguros rezultatele obținute (metrici cantitative) cu obiectivele SMART inițiale, demonstrând Modelarea Impactului Comportamental (MIC).

B. Standardul de Finalizare și Sustenabilitate

  • Auditarea Longevitații: Echipa trebuie să prezinte un Protocol de Transfer și Mentenanță. Cine preia responsabilitatea dotărilor/protocoalelor? Cum va fi asigurată finanțarea pentru consumabile în următorii 1-2 ani?
  • Dovada Transferului de Expertiză: Raportul trebuie să includă o secțiune dedicată modului în care Expertiza dobândită (ex: utilizarea noilor laboratoare) va fi integrată permanent în curiculă.
  • SCT VIZAT: Disciplina Etică și Leadership – asumarea responsabilității complete pentru rezultatele obținute și pentru viitorul proiectului.

IV. MODELAREA BUGETULUI: STANDARDUL ZBB (ZERO-BASED BUDGETING)

Zero-Based Budgeting (ZBB) este Standardul de Rigoare Financiară al OlimpiadeleK. Spre deosebire de bugetarea tradițională, ZBB cere ca toate cheltuielile să fie justificate de la zero, indiferent de bugetul anului precedent.

1. Definirea Nevoii Critice (Justificare de la Zero)

  • Protocol: Echipa nu pornește de la ideea „câți bani avem”, ci de la „ce Nevoi Critice trebuie să rezolvăm”.
  • Expertiză: Fiecare articol de cheltuială este un „Pachet Decizional” care trebuie să răspundă la întrebarea: Ce se întâmplă dacă nu facem această cheltuială? (Dacă nu este critic, nu este aprobat).
  • Exemplu de Rigoare: Justificarea achiziției unui videoproiector nou trebuie să se bazeze pe Auditarea stării celui existent și pe un Protocol de utilizare intensivă, nu pe simpla dorință de modernizare.

2. Prioritizarea Riguroasă a Pachetelor Decizionale

  • Standardizare: După ce toate cheltuielile necesare sunt identificate și justificate (nu opționale), ele sunt clasificate în funcție de prioritate:
    • Pachet Nivel I (Infrastructură Critică): Cheltuieli esențiale pentru desfășurarea proiectului (ex: materiale consumabile unice, achiziții de dotări de bază).
    • Pachet Nivel II (Optimizare): Cheltuieli care îmbunătățesc Expertiza (ex: cărți de specialitate, mici upgrade-uri software).
    • Pachet Nivel III (Ofertă Suplimentară): Cheltuieli care cresc Vizibilitatea (ex: tricouri, materiale promoționale).
  • Decizia Finanțării: Finanțarea va fi alocată în primul rând pachetelor de Nivel I, asigurând că fondurile acoperă Nevoi Critice și sprijină Infrastructura pe termen lung.

Prin aplicarea Standardului ZBB, OlimpiadeleK asigură că premiile generează Impact Maxim și dezvoltă Expertiza Finaciară a echipei școlare.